Hogyan lehet megszelídíteni a rendetlen irodát

Fontos, hogy mindannyian észrevegyék, hogy a szervezés folyamat, és valójában soha nem „vége”. Létrehozhat egy olyan rendszert, amely most az Ön számára működik, de garantálhatom, hogy a rendszer működését a rendszeres időközönként meg kell csiszolni.

Ezenkívül kritikus, hogy beszéljen egymással, és megállapodjon abban, hogy miként kell kinéznie az irodában - a szervezett meghatározása kétségtelenül különbözik az övétől. Készítsen „munkaleírásokat” is - vállalja el egymást, hogyan fog dolgozni az iroda szervezésében és megtartásában. "Be fogom nyújtani az Ön nevét, ha mindent, amit be kell nyújtani, egy helyre tegye" "Tisztában tartom ezt a területet, ha tiszta maradsz"

Noha lehet, hogy nem érti elég jól a munkáját a technológiai darabok és alkatrészek rendezéséhez, létrehozhat egy iratgyűjtő rendszert a könyveihez és a papíraihoz. Attól függően, hogy hány könyve van, egy lehetőség lehet a könyvek és a könyvespolcok színkódolása.

Osztályozza a könyveket tárgyak szerint és adja meg a kategóriát a színnek. Vásároljon apró színű pontokat bármilyen irodaszertárból, tegye a pontot a könyv gerincére, és tegye ugyanolyan színű pontot a könyvespolc megfelelő polcára. Ezután egyszerűen csak a megfelelő színeknek kell lennie, hogy a könyveket a megfelelő polcra helyezzék. Például az összes XXX könyvnek kék pontja lenne, és a könyvespolc kék polcon lenne.

E rendszer használata nemcsak megkönnyíti a jelenleg birtokában lévő könyvek elhelyezését, hanem azt is megmondja neki, hogy hol helyezze el a vásárolt új könyveket. Feltétlenül hozzon létre és tegyen közzé egy jelmagyarázatot, hogy tudja, melyik szín felel meg a kategóriának, és nem kell emlékeznie.

Irodai papíraihoz két egyszerű kategóriával kezdje: Action and Reference. Hozzon létre egy területet a kitöltendő referenciaként: tálca, szemétkosár, doboz, doboz fedele, kosár stb. így eldobhatja azokat a papírokat, amelyeket be kell nyújtani a tárolóba, és elküldheti őket neki. Valószínűleg az elején együtt kell dolgoznia a Referenciafájlok létrehozásában, különösen, ha nem érti az ő munkáját. Ügyeljen arra, hogy széles kategóriákkal kezdje el a fájlneveket, de tartózkodjon távol a Vegyes, Referencia, stb.

Ne feledje továbbá, hogy a kategóriákat az információ felhasználásának módja alapján kell létrehoznia, nem pedig honnan származik. Az olyan fájlnevek, mint az „E-mailek”, „Webhelyek” és „Cikkek”, használhatatlanok; nem mondják el neked, mi van a fájlban, csak azt mondják, honnan származik az információ. Akciófájljait közel kell tartani, hogy munka közben könnyen hozzáférhetők legyenek.

Ha nincs az asztalán fiók, amelybe be tudja helyezni a fájlokat, akkor vásároljon egy kis szekrényt az asztalához közel tarthat, vagy asztali rendezőt szerezhet neki, így az aktuális fájljait az asztalán tarthatja. Ha projektjei nem képesek maguknak a fájloknak, akkor nézzen meg egy irodalmi válogatót, amely „kölykök” sorozata, ahol kényelmesen és szépen tárolhatja projektjeit. Különböző méretben kaphatók, és könnyen megtalálhatók irodaszerek áruházakban és katalógusokban.

Frissítve 2009. június 18-án